KSeF w małej firmie: co obowiązuje do końca 2026 r. i co zmieni się od stycznia 2027 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma, przez którą przechodzą faktury między firmami. Faktura wystawiona w KSeF ma postać pliku w ustalonej strukturze, dostaje własny numer i od razu jest dostępna dla nabywcy. Wdrożenie rozłożono na etapy - i właśnie zbliża się ostatni z nich.

Harmonogram: trzy daty

• 1 lutego 2026 r. - obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT). Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy odbierają faktury zakupu przez KSeF.
• 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek wystawiania objął pozostałych przedsiębiorców.
• 1 stycznia 2027 r. - koniec okresu przejściowego dla najmniejszych firm.

Limit 10 000 zł miesięcznie

Do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorca może nadal wystawiać faktury papierowe lub zwykłe elektroniczne (na przykład PDF), jeżeli łączna wartość takich faktur, liczona razem z VAT, nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie następne trzeba już wystawić w KSeF.

Do limitu wlicza się faktury, które co do zasady powinny trafić do KSeF, czyli wystawiane dla firm. Nie wlicza się faktur dla konsumentów ani paragonów z NIP do 450 zł, które są fakturami uproszczonymi.

Limit dotyczy tylko wystawiania. Faktury od dostawców, którzy wystawiają je w KSeF, trafiają do systemu i tam są udostępniane nabywcy.

Kogo KSeF dotyczy, a kogo nie

• Podatnicy zwolnieni z VAT również wystawiają faktury w KSeF, gdy dokumentują sprzedaż dla innych firm.
• Faktury dla konsumentów (osób prywatnych) można wystawiać w KSeF dobrowolnie - obowiązku nie ma.
• Faktury z kas rejestrujących można wystawiać na dotychczasowych zasadach do końca 2026 r.

Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.

• Znika limit 10 000 zł - każdą fakturę dla firmy trzeba wystawić w KSeF, niezależnie od skali działalności.
• Zaczynają obowiązywać kary. Za okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. kar za błędy w KSeF się nie nakłada; od 2027 r. za wystawienie faktury poza systemem grozi kara do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez podatku - do 18,7% należności.
• Numer KSeF w tytule przelewu. Płacąc za fakturę wystawioną w KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, trzeba będzie podać w przelewie numer nadany fakturze przez system.

Narzędzia do wystawiania faktur w KSeF

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF w przeglądarce, aplikację mobilną oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Większość programów do fakturowania również łączy się z KSeF.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność loguje się do KSeF na przykład profilem zaufanym i ma od razu pełne uprawnienia. W systemie może nadać uprawnienia innym: pracownikowi do wystawiania faktur, a biuru rachunkowemu do ich pobierania. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej wskazuje pierwszą uprawnioną osobę zawiadomieniem ZAW-FA składanym w urzędzie skarbowym.

Gdy nie ma internetu

Na wypadek braku połączenia przewidziano tryb offline24: fakturę wystawia się w programie, przekazuje nabywcy z kodami QR, a do KSeF przesyła najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb ten wymaga pobranego wcześniej certyfikatu KSeF.

Okres przejściowy do końca 2026 r.

Rok 2026 przepisy traktują jako okres przejściowy: za błędy w KSeF nie nakłada się kar, a najmniejsze firmy mogą jeszcze wystawiać faktury poza systemem w ramach limitu. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich przedsiębiorców w pełnym zakresie - razem z karami i numerem KSeF w przelewach.

Klientom biura pomagamy nadać uprawnienia w KSeF i ustalić obieg faktur tak, aby dokumenty trafiały do księgowości bez przepisywania.