Najważniejsze
- Księgi i ewidencje podatkowe trzeba prowadzić w programie komputerowym i po zakończeniu roku przesłać do urzędu skarbowego jako plik JPK.
- Podatnicy składający JPK_V7 co miesiąc prześlą pierwszy plik JPK_PKPIR za 2026 r. - do 30 kwietnia 2027 r.
- Pozostali, w tym rozliczający VAT kwartalnie i zwolnieni z VAT, prześlą pierwszy plik za 2027 r. - do 2 maja 2028 r.
Do niedawna podatkowa księga przychodów i rozchodów była dokumentem, który przedsiębiorca przechowywał u siebie i pokazywał urzędowi dopiero podczas kontroli. To się zmienia: księgi i ewidencje podatkowe mają być prowadzone przy użyciu programu komputerowego, a po zakończeniu roku przesyłane do urzędu skarbowego w postaci ustrukturyzowanego pliku.
Jakie pliki przewidują przepisy
- JPK_PKPIR - podatkowa księga przychodów i rozchodów (skala podatkowa i podatek liniowy),
- JPK_EWP - ewidencja przychodów prowadzona przez ryczałtowców,
- JPK_ST - ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Dla podatników prowadzących księgi rachunkowe odpowiednikiem jest plik JPK_KR_PD, wprowadzany etapami w podatku CIT i PIT.
Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek
Obowiązek wchodzi w życie w dwóch krokach, zależnie od tego, jak przedsiębiorca rozlicza VAT:
- od 1 stycznia 2026 r. - przedsiębiorcy, którzy składają JPK_V7 za okresy miesięczne. Pierwszy plik, za 2026 r., prześlą w terminie złożenia zeznania rocznego, czyli do 30 kwietnia 2027 r.;
- od 1 stycznia 2027 r. - pozostali: rozliczający VAT kwartalnie oraz korzystający ze zwolnienia z VAT. Pierwszy plik, za 2027 r., prześlą do 2 maja 2028 r.
Plik wysyła się raz w roku, po jego zakończeniu, w terminie przewidzianym dla zeznania rocznego.
Co to zmienia w codziennej pracy
Koniec księgi papierowej i arkusza kalkulacyjnego. Księga musi powstawać w programie, który potrafi wygenerować plik w strukturze wymaganej przez Ministerstwo Finansów.
Więcej danych przy każdym zapisie. Wzór księgi obowiązujący od 2026 r. przewiduje między innymi numer identyfikacji podatkowej kontrahenta oraz numer faktury nadany w KSeF. Zapis „zakupy różne” bez danych sprzedawcy nie wystarczy.
Błędy stają się widoczne. Urząd dostaje całą księgę i może ją automatycznie zestawić z plikami JPK_V7 i fakturami z KSeF. Rozbieżność między VAT a księgą, która dawniej wychodziła dopiero podczas kontroli, teraz będzie widoczna od razu.
A jeśli księgi prowadzi biuro rachunkowe
Wtedy obowiązek techniczny - program, struktura pliku i wysyłka - jest po stronie biura. Po stronie przedsiębiorcy zostaje to, co zawsze decydowało o jakości księgi: komplet dokumentów dostarczony na czas i czytelna informacja, czego dotyczy wydatek. Im wcześniej dokumenty trafiają do biura, tym więcej czasu na wyjaśnienie wątpliwości przed zamknięciem miesiąca.
W skrócie
O tym, od którego roku obowiązek dotyczy danego przedsiębiorcy, decyduje sposób rozliczania VAT. Do urzędu trafia cała księga wraz z danymi kontrahentów oraz ewidencja środków trwałych.
U klientów biura księgi prowadzimy elektronicznie i przesyłamy pliki w wymaganych terminach.
Wpis ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na dzień 4 października 2026 r. Nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Biuro nie świadczy usług doradztwa podatkowego.
